Unterlagen für Ihre Vorlage

Alles, was eine Verwaltung oder ein Unternehmen mit Nachweispflicht braucht, bevor ein Gespräch überhaupt Sinn hat – auf einer Seite, ohne Anfrage. Stand 02.09.2026. Jeder Abschnitt lässt sich einzeln verlinken und ausdrucken.

• 0. Die Vorlage auf einer Seite
• 1. Was ChatBieger ist
• 2. Preisblatt
• 3. Datenschutzerklärung für den Assistenten
• 4. Was tatsächlich verarbeitet wird
• 5. Unterauftragsverarbeiter und Ort der Verarbeitung
• 6. Technische und organisatorische Maßnahmen
• 7. Löschkonzept
• 8. Auftragsverarbeitungsvertrag (Muster)
• 9. Erklärung zur Barrierefreiheit
• 10. Betrieb, Verfügbarkeit und Ausfall
• 11. Referenzen
• 12. Die Demos und die gezeigten Organisationen
• 13. Wenn eine Auskunft falsch war
• 14. So kommt der Assistent auf Ihre Website
• 15. Was die Pflege kostet, in Minuten
• 16. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit und Schwellwertanalyse

0. Die Vorlage auf einer Seite

Für den Verwaltungsausschuss oder den Rat: Sachverhalt, Kosten, Nutzen, Risiko, Ausstieg, Beschlussvorschlag. Zum Übernehmen; Klammern ersetzen. Alles, was darin steht, ist auf dieser Seite belegt.

1. Was ChatBieger ist

Ein KI-Assistent, der auf der Website einer Organisation Fragen zu deren Leistungen beantwortet und Anliegen im Gespräch aufnimmt. Er antwortet ausschließlich aus dem, was die Organisation selbst hinterlegt hat – je Leistung eine kurze Beschreibung in normalen Worten, meist aus der bestehenden Website übernommen und verdichtet. Jede Antwort nennt ihre Quelle; was nicht aus den eigenen Angaben stammt, wird als „ohne Gewähr" gekennzeichnet. Gespräche werden nicht gespeichert.

Drei Stufen je Leistung, unabhängig voneinander wählbar: Auskunft (Fragen beantworten, Formulare verlinken, Zuständige nennen), Erfassen (Angaben im Gespräch aufnehmen, Ergebnis ist ein E-Mail-Entwurf, den die Person selbst abschickt), Verbinden (Vorgang direkt im Fachsystem anlegen, über dessen eigene Schnittstelle, mit einer Freigabeliste je Leistung).

Technisch ist es ein einziger Dienst, der Chat, Einrichtung und Dateien ausliefert. Die Konfiguration einer Organisation ist ein Ordner lesbarer Textdateien, der jederzeit heruntergeladen werden kann. Der Assistent spricht den offenen Standard MCP (Model Context Protocol) – die Schnittstelle, über die KI-Programme Werkzeuge benutzen. Das heißt: Er ist nicht an unseren Chat gebunden und funktioniert auch in Claude, ChatGPT und anderen Assistenten.

Anbieter: AppBieger – Stephan Tomforde, Einzelunternehmen, Reith 27, 21698 Brest. Kontaktdaten auf der Kontaktseite. Der Dienst ist seit August 2026 öffentlich in Betrieb; Änderungen erscheinen im Cockpit als Vorschlag mit Unterschieden, nie stillschweigend. Angaben zum Unternehmen für die Vergabestelle – Gründungsjahr, Gewerbeanmeldung, Berufshaftpflicht mit Deckungssumme, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit – gehen Ihnen als Blatt mit dem Angebot zu.

2. Preisblatt

Alle Preise netto, zuzüglich Umsatzsteuer.

Variante	Für wen	Monatlich	Einrichtung	Enthalten
Community	Selbsthoster	0 €	–	Quelltext unter AGPL-3.0, eigener Betrieb, eigenes Sprachmodell. Kein Vertrag, kein Support.
Professional	Betriebe, Praxen, Vereine	249 €	1.500 €	Betrieb, Updates, Modellkosten bei fairer Nutzung, Logo und Farbe. Sprachmodell wählen wir; Verarbeitung kann außerhalb der EU liegen. AVV inklusive.
Enterprise	Kommunen, alles mit Nachweispflicht	ab 890 €	ab 4.500 €	Verarbeitung in der EU oder eigener Modellschlüssel, Betrieb auf eigener Infrastruktur möglich, AVV, Löschkonzept, Verfügbarkeitszusage, Anbindung von Fachsystemen. Staffel siehe unten.

Die Enterprise-Staffel. Sie hängt nur an der Zahl der hinterlegten Leistungen; Standorte, Nutzerzahl und Gesprächsmenge spielen keine Rolle.

Leistungen	Monatlich	Einrichtung (einmalig)	Darin enthalten
bis 15	890 €	4.500 €	Import aus Ihrer Website, Abnahme jeder Leistung mit Ihrem Fachbereich, Einbindung, Datenschutz-Unterlagen ausgefüllt auf Ihre Organisation
bis 40	1.290 €	6.500 €	dasselbe
darüber	1.690 €	8.500 €	dasselbe; ab hier meist mehrere Fachbereiche

Beispiel: eine Mittelstadt, deren Bürgerbüro rund 30 Leistungen anbietet. Stufe „bis 40": 1.290 € im Monat, Einrichtung 6.500 €. Im ersten Jahr 21.980 € netto, in jedem weiteren 15.480 €. Weitere Leistungen entstehen im Cockpit ohne Aufpreis, bis die nächste Stufe erreicht ist; die Stufe wechselt zum Monatsersten, nie rückwirkend. Kündbar monatlich nach dem ersten Jahr.

Wenn der Landkreis später für alle einkauft. Ihre Leistungsbeschreibungen sind Ihre Textdateien; sie gehen in jedes andere System mit, auch in eines des Landkreises. Kaufen mehrere kreisangehörige Kommunen gemeinsam, gilt die Staffel je Kommune mit 20 % Nachlass ab der dritten; ein späterer Beitritt weiterer Kommunen senkt den Preis für alle rückwirkend zum Beitrittsmonat. Doppelt zahlt niemand.

Was das im Vergleich heißt. Ja, es gibt Kommunal-Assistenten für 49 bis 69 € im Monat. Sie beantworten Fragen aus einem Katalog, den jemand bei Ihnen pflegt. Drei Unterschiede, die den Preis tragen: Erstens nimmt dieser Assistent Anliegen auf und übergibt sie als fertigen Vorgang, statt nur zu antworten. Zweitens sagt er zu, wo Ihre Daten verarbeitet werden, und liefert den Vertrag dazu. Drittens ist er nicht an unseren Chat gebunden: Dieselben Leistungen sind für ChatGPT, Claude und die Assistenten erreichbar, die Bürgerinnen und Bürger demnächst mitbringen. Und er ist der einzige, dessen Preis, Vertrag und Unterlagen Sie lesen konnten, bevor Sie angefragt haben. In einem Satz für den Rat: Für 69 € bekommt man ein Nachschlagewerk, das Fragen beantwortet; hier bekommt die Stadt eine Auskunft rund um die Uhr, die Anliegen aufnimmt, jede Antwort mit Quelle und Stand belegt, in Deutschland verarbeitet und dafür einen Vertrag mitbringt.

Für die Kämmerei. Das ist keine Einsparung, die eine Haushaltsstelle trifft: Es entfällt keine Stelle und kein Sachkonto. Es ist Erreichbarkeit – abends, am Wochenende, in sieben Sprachen, ohne Warteschleife – und Entlastung des Tresens von den Anrufen, die heute Zeit für die Anliegen nehmen, die wirklich einen Menschen brauchen. „Trägt sich" heißt hier: Die Personalzeit, die die ersparten Anrufe gekostet hätten, ist größer als der Preis; sie wird als Kapazität frei, nicht als Geld.

Eigene Vergleichsangebote einholen. Ihre Vergabestelle will Preise, die Sie selbst eingeholt haben. Eine Leistungsbeschreibung, die Sie unverändert an drei Anbieter schicken können, steht hier: „KI-Assistent für die Website der Stadt, der Fragen zu rund 30 Leistungen des Bürgerbüros aus den eigenen Angaben der Stadt beantwortet, zu jeder Antwort Quelle und Prüfdatum nennt, bei fremder Zuständigkeit dorthin verweist, Anliegen im Gespräch aufnimmt und als E-Mail übergibt, Gespräche nicht speichert, vollständig in der EU verarbeitet, WCAG 2.1 AA erfüllt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Verfügbarkeitszusage; Einbindung per Skript in die bestehende Website; Pflege der Inhalte durch das Bürgerbüro in normaler Sprache ohne Formularbau."

Für den Personalrat. Durch den Assistenten entfällt keine Stelle und keine Aufgabe. Er nimmt die Anrufe und E-Mails ab, die heute in der Warteschleife hängen oder abends um zehn unbeantwortet bleiben, und er verweist bei allem, was er nicht sicher weiß, auf die Menschen im Bürgerbüro. Die Erfolgszahl des Piloten ist „ersparte Anrufe", nicht „ersparte Stunden".

Pilot für Enterprise. Der Einstieg ist ein befristeter Pilot ohne Rechnung: gemeinsam festgelegtes Enddatum, vorher erhobene Ausgangszahl (Anrufe und Anfragen je Woche im betroffenen Bereich), vorher vereinbartes Kriterium, an dem sich am Ende entscheidet, ob es weitergeht. Am Enddatum endet der Pilot ohne Kündigung. Was während des Pilots entsteht – Beschreibungen, Einstellungen – gehört der Organisation und wird herausgegeben. Die Ausgangszahl, ehrlich: Wo eine Telefonanlage Anrufe zählt, lesen wir die Auswertung einer Woche, und Ihr Tresen tut nichts. Wo nicht, ist es eine Woche Strichliste an der Theke – ein Strich je Anruf und E-Mail, etwa der Aufwand einer Urlaubsvertretungsliste. Das Blatt liefern wir, auswerten tun wir. Die externe Prüfung der Barrierefreiheit (Abschnitt 9) wird während des Piloten beauftragt und vom Anbieter bezahlt.

Was „faire Nutzung" heißt. Ein vollständiges Gespräch mit Erfassung kostet uns beim Modell zwischen drei und sieben Cent. Die Monatsgebühr deckt eine Nutzung, wie sie für eine Organisation dieser Größe üblich ist; wird sie über Monate hinweg deutlich überschritten, sprechen wir vorher darüber, nie nachträglich per Rechnung. Was der Assistent im Monat übernommen hat, sehen Sie jederzeit selbst im Cockpit.

Vergabe. In Niedersachsen ist ein Direktauftrag bis 100.000 € netto möglich (Stand 2026; Ihre Vergabestelle prüft den aktuellen Wert). Das Beispiel oben liegt über vier Jahre bei 68.420 € netto. Für die Angemessenheitsprüfung nennen wir Ihnen auf Wunsch Namen vergleichbarer Anbieter, damit Sie dort selbst anfragen – Angebote holen wir für Sie keine ein.

3. Datenschutzerklärung für den Assistenten

Das ist der Text, den Sie in Ihre eigene Datenschutzerklärung übernehmen – und zugleich das, was für den Assistenten selbst gilt, auch in unseren Demos. Verantwortlich für den Chat auf Ihrer Website sind Sie; wir sind Auftragsverarbeiter.

4. Was tatsächlich verarbeitet wird

Aus dem Quelltext abgeleitet, Stand 19.08.2026 – damit sich jede Angabe nachprüfen lässt.

Besucher des Chats

Was	Wo	Wie lange
Nachrichten des Gesprächs	Arbeitsspeicher; zur Beantwortung an den Modellanbieter übertragen	30 Minuten ohne Aktivität, danach verworfen. Nie auf Platte.
IP-Adresse	Arbeitsspeicher, für die Mengenbegrenzung	60 Sekunden, nie geschrieben
Verbrauchszahlen: Zeitpunkt, Mandant, zufällige Gesprächs-ID, Modell, Tokenzahlen	Datenbank der Instanz	solange der Mandant besteht. Kein Inhalt, kein Personenbezug.
Gemeldete Wünsche („was gefehlt hat"), ein Satz	Datenbank der Instanz	90 Tage; höchstens 500 je Mandant; einzeln löschbar
E-Mail-Entwurf	entsteht als Link im Browser des Besuchers	wird von uns weder gesendet noch gespeichert

Kein Zugriffsprotokoll. Der Reverse Proxy schreibt keine Zugriffe mit IP-Adressen; der Prozess protokolliert keine Anfragen. Eine ehrliche Ausnahme: Der Fehlerpfad schreibt Ausnahmen ins Containerprotokoll; eine Ausnahme kann im Einzelfall Bruchstücke einer Eingabe enthalten. Das Protokoll ist auf 3 × 10 MB begrenzt und rollt über.

Konten der Kundenseite

Was	Wie lange
E-Mail oder Benutzername, Name, Passwort als scrypt-Hash, Anlagedatum	bis das Konto gelöscht wird
Sitzungen: nur der SHA-256-Wert des Tokens, Ablauf	30 Tage; Passwortwechsel beendet alle
Freigaben Konto → Mandant	bis zum Entzug

Inhalte des Kunden: die Textdateien je Mandant. Was dort steht, bestimmt der Kunde – auch, ob Namen und Durchwahlen von Mitarbeitenden darin vorkommen.

5. Unterauftragsverarbeiter und Ort der Verarbeitung

Wer	Wofür	Ort	Drittland
Amazon Web Services (Lightsail)	Hosting der Instanz	eu-central-1, Frankfurt am Main	nein
OpenRouter, Inc.	Vermittlung der Modellanfragen (nur Professional)	USA	ja, Standardvertragsklauseln
Anthropic PBC	Beantwortung der Anfragen (Professional: über OpenRouter, USA; Enterprise: über Amazon Bedrock in Frankfurt)	USA bzw. Frankfurt	Professional ja, Enterprise nein
GitHub, Inc. (nur Professional)	verschlüsselte Sicherung	USA	ja – verschlüsselt mit einem Schlüssel, den GitHub nicht hat
Amazon Web Services (nur Enterprise)	verschlüsselte Sicherung	eu-central-1, Frankfurt am Main	nein
Notfallvertretung des Betreibers (Anlage 3 des AVV)	Weiterbetrieb oder Abschaltung nur im Ausfall; bis dahin ist ihr Zugang technisch deaktiviert	Deutschland	nein

Was der Modellanbieter mit der Eingabe macht. Enterprise (Amazon Bedrock, Frankfurt): Ein- und Ausgaben werden nach Bearbeitung nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet; Vertragspartner ist Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) mit dem AWS-Datenverarbeitungszusatz; die Verarbeitung verlässt die Region nicht. Professional (OpenRouter, USA): OpenRouter leitet durch und protokolliert die Eingabe nicht (Einstellung des Betreibers); Anthropic verwendet Eingaben über die Schnittstelle nicht zum Training und hält sie laut seinen veröffentlichten Bedingungen bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle. Beide Verhältnisse beruhen auf den Standard-Datenverarbeitungsverträgen der Anbieter, nicht auf Individualverträgen; wir legen sie auf Wunsch vor. Zur Frage des Mutterkonzerns: Für Enterprise ist der Vertragspartner die europäische AWS-Gesellschaft, die Daten bleiben in Frankfurt, und Amazon hat den Zugriff auf Bedrock-Inhalte vertraglich ausgeschlossen; eine Übermittlungs-Folgenabschätzung ist damit nicht nötig, eine Betrachtung des Zugriffsrisikos legen wir bei.

Enterprise schließt Drittland vollständig aus: Die Modellanfragen laufen über Amazon Bedrock in eu-central-1, dieselben Modelle, innerhalb der EU; die nächtliche Sicherung liegt verschlüsselt in derselben Region, nicht bei GitHub. Es bleibt kein Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU. Alternativ betreiben Sie die Instanz auf eigener Infrastruktur mit eigenem Modellschlüssel. Professional sagt den Ort bewusst nicht zu – das macht den Tarif günstig – und ist für Behörden nicht vorgesehen. Die Demos auf chat.demo.chatbieger.com laufen auf dem Professional-Weg: Hosting in Frankfurt, Modellanfragen über OpenRouter in die USA.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Übertragung ausschließlich über TLS.
• Zugang zur Einrichtung nur mit Konto; Freigabe je Mandant, kein impliziter Zugriff.
• Passwörter als scrypt-Hash mit eigenem Salt; von Sitzungstoken wird nur der SHA-256-Wert gespeichert.
• Trennung der Mandanten: getrennte Ordner, jede Anfrage gegen die Freigabe geprüft.
• Mengenbegrenzung je IP und Konto, Verzögerung nach Fehlanmeldungen.
• Nächtliche Sicherung, verschlüsselt (AES-256), außerhalb der Instanz; Sicherungen laufen nach 30 Tagen aus.
• Keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen.
• Stufe 3: je Leistung eine Freigabeliste der erlaubten Werkzeuge im Fachsystem; alles andere ist gesperrt.
• Zugriff beim Anbieter: Auf Mandantendateien, Datenbank und Protokolle der Instanz hat im laufenden Betrieb ausschließlich der Betreiber Zugriff, über einen Serverzugang mit Schlüssel statt Passwort; jede Anmeldung wird im Systemprotokoll der Instanz aufgezeichnet. Die Notfallvertretung (Abschnitt 5, AVV Anlage 3) besitzt einen hinterlegten Schlüssel, dessen Konto auf der Instanz bis zum Ausfall deaktiviert ist; die Aktivierung wird protokolliert und dem Kunden gemeldet. Ein Vier-Augen-Prinzip gibt es in einem Ein-Personen-Betrieb nicht; dafür stehen die Aufzeichnung und das Kontrollrecht aus § 10 des AVV.

7. Löschkonzept

Gespräche

nie gespeichert; Arbeitsspeicher, 30 Minuten nach der letzten Nachricht verworfen; ein Neustart beendet alle.

IP-Adressen

60 Sekunden im Arbeitsspeicher, nie geschrieben.

Gemeldete Wünsche

90 Tage, dann automatisch gelöscht; jederzeit einzeln im Cockpit löschbar.

Verbrauchszahlen

ohne Personenbezug; gelöscht mit dem Mandanten.

Konten

gelöscht auf Anweisung des Kunden; Sitzungen nach 30 Tagen.

Containerprotokoll

Fehlermeldungen des Prozesses, im Einzelfall mit Bruchstücken einer Eingabe. Höchstens 30 MB, in der Regel wenige Tage; spätestens 30 Tage, weil der Container bei jeder Aktualisierung neu erstellt wird und das Protokoll damit verfällt. Zugriff hat nur der Betreiber über den Serverzugang; niemand sonst.

Vertragsende

Herausgabe der Textdateien, Löschung samt Laufzeitdaten binnen 30 Tagen, Sicherungen laufen spätestens 30 Tage nach Erstellung aus. Löschbestätigung auf Wunsch schriftlich.

8. Auftragsverarbeitungsvertrag (Muster)

Muster nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Kunden (Verantwortlicher) und AppBieger – Stephan Tomforde (Auftragsverarbeiter). Die Fassung hier ist der Entwurf, damit Sie ihn lesen können, bevor Sie anfragen. Die anwaltlich geprüfte Fassung mit Datum liegt vor dem ersten Enterprise-Vertrag vor und geht Ihnen mit dem Angebot zu; bis dahin gilt: Was hier steht, ist zugesagt, die Prüfung ändert Form, nicht Inhalt. Anlage 1 sind die Maßnahmen aus Abschnitt 6, Anlage 2 die Unterauftragsverarbeiter aus Abschnitt 5.

Datenschutz-Folgenabschätzung. Ob ein Bürgerchat mit Sprachmodell eine Folgenabschätzung braucht, entscheidet der Verantwortliche. Wir liefern dafür die Beschreibung der Verarbeitung (Abschnitt 4), die Risikobetrachtung – Kernpunkt: keine Speicherung, keine Profilbildung, keine Entscheidung mit Rechtswirkung – und beantworten die Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten schriftlich.

9. Erklärung zur Barrierefreiheit

Diese Erklärung gilt für das Chatfenster von ChatBieger, wie es auf der Website eines Kunden eingebettet oder unter eigener Adresse aufgerufen wird. Maßstab ist WCAG 2.1, Konformitätsstufe AA, wie sie die BITV 2.0 verlangt.

Stand der Vereinbarkeit

Das Chatfenster ist nach unserer Prüfung mit WCAG 2.1 AA vereinbar.

Geprüft

19.08.2026 durch den Anbieter (Selbstprüfung, kein externes Prüfsiegel), Nachprüfung 31.08.2026: Kontraste in hell und dunkel gerechnet, Umbruch bei 320 px und 200 % Schriftgröße, Textabstände nach 1.4.12, Tastaturreihenfolge und Fokusanzeige, Namen der Bedienelemente, Gliederung, Ansage von Zustandsmeldungen für Bildschirmleser, erhöhter Kontrast und reduzierte Bewegung nach Systemeinstellung. Gefundene Verstöße (Randkontrast anklickbarer Elemente, Kennzeichnung nur über Farbe) wurden behoben.

Bedienung ohne Maus

Vollständig: Eingabe, Senden mit der Eingabetaste (Umschalt+Eingabe für eine neue Zeile), Vorschläge, Quellen und Entwürfe sind per Tastatur erreichbar.

Nicht barrierefrei

Inhalte, die der Kunde als Dokument verlinkt (etwa PDF-Formulare), liegen außerhalb unserer Verantwortung. Der Chat kennzeichnet die Art des Dokuments als Text, nicht nur als Symbol.

Meldung

Barrieren melden Sie an die Adresse auf der Kontaktseite; wir antworten innerhalb von fünf Arbeitstagen.

Externe Prüfung

Für Enterprise beauftragen wir zu Beginn des Piloten eine externe Prüfung nach dem BITV-Prüfverfahren; die Kosten trägt der Anbieter. Bis der Prüfbericht vorliegt, läuft der Pilot unter eigener Adresse (etwa chat.ihre-stadt.de), erreichbar über einen sichtbaren Link auf Ihrer Startseite und auf den Seiten des Bürgerbüros – so haftet die Stadt in dieser Zeit nicht für einen ungeprüften Bestandteil ihrer Website, und trotzdem findet ihn jeder, der die Bürgerbüro-Seite aufruft. Gemessen wird in dieser Zeit dasselbe: Gespräche je Woche im Chat und Anrufe am Tresen. Der Prüfbericht liegt erfahrungsgemäß nach vier bis sechs Wochen vor; danach wird der Chat eingehängt, und der Pilot läuft mindestens drei Monate in dieser Form, damit die Zahl am Ende belastbar ist. Der Prüfbericht geht Ihnen als Anhang für Ihre eigene Erklärung zu.

Durchsetzungsverfahren

Bleibt eine Meldung ohne befriedigende Antwort, steht für Angebote niedersächsischer Behörden die Schlichtungsstelle bei der Landesbeauftragten für Menschen mit Behinderungen offen; für Bundesbehörden die Schlichtungsstelle nach § 16 BGG.

Textbaustein für Ihre eigene Erklärung (zum Übernehmen, Klammern ersetzen):

10. Betrieb, Verfügbarkeit und Ausfall

ChatBieger wird von einer Person betrieben. Das ist der Grund für den Preis und für die kurzen Wege – und es ist die erste Frage, die eine Vorlage stellen muss. Darum steht hier, was gilt:

• Ihre Daten sind jederzeit ohne uns zugänglich. Die Konfiguration Ihrer Organisation ist ein Ordner lesbarer Textdateien, den Sie im Cockpit jederzeit herunterladen können – ohne Anfrage, ohne Frist.
• Betrieb ohne uns ist möglich. Der Quelltext steht unter AGPL-3.0. Enterprise-Kunden erhalten ihn mit dem Vertrag zur Hinterlegung; ein Betrieb durch Ihren IT-Dienstleister ist damit jederzeit möglich. Die Anleitung dafür ist Teil der Lieferung.
• Erreichbarkeit. Werktags; Antwort auf Störungsmeldungen innerhalb eines Arbeitstags. Eine Verfügbarkeitszusage mit Reaktionszeiten ist Teil des Enterprise-Vertrags.
• Ausfall des Betreibers. Fällt der Betreiber länger als zehn Arbeitstage aus, läuft die Instanz unverändert weiter – sie braucht für den Betrieb keine tägliche Hand. Für diesen Fall ist eine benannte Vertretung mit Zugang zur Infrastruktur hinterlegt. Name, Rechtsform und Zugangsregel nennen wir Ihnen mit dem Angebot, vor der Vorlage, nicht danach.
• Erreichbarkeit in Zahlen. Werktags 9 bis 17 Uhr. Störungsmeldung: Reaktion innerhalb von vier Stunden, Behebung eines Ausfalls innerhalb eines Arbeitstags. Verfügbarkeit des Dienstes: 99,5 % im Monatsmittel, gemessen am Chat-Endpunkt. Diese Werte stehen so im Enterprise-Vertrag.
• Ende des Betriebs. Mindestens 90 Tage Vorlauf, Herausgabe aller Dateien, Löschung nach Abschnitt 7. Der Vertrag endet dann ohne Kosten.
• Der ungeordnete Fall: Tod oder Insolvenz. Die benannte Vertretung ist bevollmächtigt und hat den Zugang; sie betreibt innerhalb von fünf Arbeitstagen weiter oder schaltet auf Ihre Weisung ab, gibt alle Dateien heraus und bestätigt die Löschung (AVV § 11). Ihr IT-Dienstleister kann mit dem hinterlegten Quelltext und Ihren Dateien jederzeit selbst übernehmen.

11. Referenzen

Ehrlich: Es gibt noch keine zahlende Kommune. ChatBieger ist seit August 2026 öffentlich im Betrieb, mit den Demos aus Abschnitt 12 und den ersten Organisationen, die sich selbst angelegt haben. Deshalb ist der Einstieg für Kommunen ein Pilot ohne Rechnung (Abschnitt 2): Sie tragen kein Geldrisiko, wir bekommen die erste Referenz – und die Zahl, die beweist, ob es wirkt. Wer als Erste geht, steht in der Ratsvorlage nicht als Risiko, sondern als Vorreiterin mit Rückfahrkarte.

12. Die Demos und die gezeigten Organisationen

Die Demos zeigen echte Organisationen mit den Angaben, die diese selbst veröffentlicht haben – Leistungen, Gebühren, Öffnungszeiten von ihren eigenen Websites. Sie sind Vorführungen des Anbieters: nicht von der jeweiligen Organisation betrieben und nicht mit ihr abgestimmt, sofern nicht anders angegeben. Das steht in jedem Chatfenster einer Demo, nicht nur auf der Übersicht, zusammen mit dem Verweis auf die verbindliche Website. Keine Demo verwendet ein Wappen oder eine Wortmarke. Die Demos sind über die Übersicht auf chat.demo.chatbieger.com und von dieser Seite aus erreichbar, für Suchmaschinen gesperrt (noindex) und tauchen in keiner Suche auf. Sie laufen auf dem Professional-Weg (Abschnitt 5): Hosting in Frankfurt, Modellanfragen über OpenRouter in die USA; die Datenschutzerklärung aus Abschnitt 3 ist aus jedem Demo-Chat verlinkt. Vor der ersten Eingabe steht, dass ein Sprachmodell antwortet, wohin die Eingabe geht und dass nichts gespeichert wird. Was seit dem Start mit Eingaben von Besuchern geschehen ist: Sie wurden zur Beantwortung übertragen und nach spätestens 30 Minuten verworfen; gespeichert wurde nichts (Abschnitt 4).

Eine gezeigte Organisation kann jederzeit verlangen, dass ihre Demo entfernt wird. Das geschieht am selben Arbeitstag, ohne Begründung. Eine Organisation, die wir als Beispiel zeigen, unterrichten wir vorher schriftlich; wo das bisher nicht geschehen ist, holen wir es nach.

Datenschutzerklärung für die Vorführungen

13. Wenn eine Auskunft falsch war

Die Frage, die jede Vorlage stellen muss: Der Assistent nennt einem Bürger eine falsche Gebühr, und der steht damit am Schalter. Was dann gilt:

• Der Assistent gibt Auskünfte, keine Bescheide. Rechtlich steht er einer telefonischen Vorabauskunft gleich. Unter dem Eingabefeld steht dauerhaft der Satz der Organisation dazu – etwa: „Verbindlich sind der Bescheid und die Auskunft des Bürgerbüros." Diesen Satz legen Sie fest.
• Jede Antwort trägt ihre Quelle und deren Stand. Unter der Antwort steht, welche Leistung sie getragen hat, der Link auf die Seite Ihrer Website, aus der sie stammt, und das Datum, an dem diese Seite zuletzt geprüft wurde. Was nicht aus Ihren Angaben stammt, ist als „ohne Gewähr" gekennzeichnet.
• Der Einzelfall lässt sich nachvollziehen, obwohl nichts gespeichert wird. Der Assistent kann nur sagen, was in Ihren Leistungsbeschreibungen steht; die stehen als Textdateien mit Datum im Cockpit. Bürgerinnen und Bürger können jede Antwort mit einem Knopf kopieren und mitbringen. Und wer eine Antwort für falsch hält, meldet das mit „Hat nicht geholfen" direkt unter ihr – diese Meldungen sehen Sie im Cockpit.
• Vor dem Start liest Ihr Fachbereich alles gegen. Zur Einrichtung gehört die Abnahme: eine Übersicht aller Leistungen mit Quelle, wörtlichem Beleg und Prüfdatum, die das Bürgerbüro einmal durchgeht und freigibt. Nichts geht online, was nicht freigegeben ist.
• Ändert sich eine Gebühr, meldet es die Quellen-Wache. Täglich werden alle hinterlegten Quellen gegen Ihre Website geprüft. Eine Änderung erscheint als Vorschlag mit Unterschieden im Cockpit; ein Klick übernimmt sie. Bis dahin steht das alte Datum an der Antwort.
• Haftung. Für den Betrieb, die Kennzeichnung ungedeckter Angaben und die Einhaltung dieser Unterlagen haftet der Anbieter nach dem Vertrag. Für den Inhalt der freigegebenen Leistungsbeschreibungen haftet die Organisation wie für ihre Website – es sind ihre Angaben, in ihren Worten, von ihr freigegeben. Für jede Angabe über die Organisation, die nicht aus einer freigegebenen Beschreibung oder aus der von ihr gepflegten Organisationsdatei stammt, steht der Anbieter ein.
• Antworten ohne Quelle. Weiß der Assistent etwas nicht, sagt er das, kennzeichnet die Antwort als „ohne Gewähr" und nennt nur den Weg zur Organisation: Telefon, E-Mail, Öffnungszeiten. Diese drei Angaben stammen aus der Organisationsdatei oder dem Wissenseintrag zum Bürgerbüro, die das Bürgerbüro selbst im Cockpit pflegt – eine Öffnungszeit ändern dauert dort eine Minute und gilt sofort. Sie stehen außerhalb der Kennzeichnung; kommen sie aus dem Wissenseintrag, tragen sie dessen Quelle und Prüfdatum.

14. So kommt der Assistent auf Ihre Website

Die Stadt installiert nichts und betreibt nichts. Der Assistent läuft auf unserer Instanz (Enterprise: in Frankfurt) und wird in Ihre bestehende Website eingehängt:

• Eine Zeile im Seitengerüst. Ihr IT-Dienstleister fügt in die Vorlage Ihrer Website eine einzige Skript-Zeile ein, die wir liefern. Damit erscheint der Chat als Knopf unten rechts auf jeder Seite, in Ihrem Logo und Ihrer Farbe. Das funktioniert mit jedem Content-Management-System, das eigene Skripte zulässt – TYPO3, WordPress, Drupal, Contao, Joomla und die kommunalen Lösungen darauf. Ob Ihres dazugehört, prüfen wir vor dem Pilot mit Ihrem Dienstleister in einem Telefonat.
• Aufwand: unter einer Stunde beim Dienstleister, einmalig. Kein Plugin, keine Datenbank, keine Wartung auf Ihrer Seite.
• Alternativ eine eigene Adresse, etwa chat.ihre-stadt.de oder ein Link von Ihrer Startseite – dann ändert sich an Ihrer Website gar nichts.
• Was der Dienstleister sonst noch tut: nichts. Inhalte pflegt das Bürgerbüro im Cockpit, in normalen Worten.

Verhältnis zum Serviceportal des Landes und zu Ihrem IT-Dienstleister

Führende Quelle bleibt Ihre Website. Der Assistent pflegt keine zweite Wahrheit: Jede Leistung verweist auf die Seite, aus der sie stammt, und die Quellen-Wache prüft täglich, ob diese Seite noch dasselbe sagt. Pflegen Sie eine Leistung im Landeskatalog oder im Serviceportal Niedersachsen, tragen Sie diese Adresse als Quelle ein – dann beobachtet die Wache dort und der Bürger landet dort. Stellt das Land oder Ihr kommunaler IT-Dienstleister später einen eigenen Assistenten bereit, nehmen Sie Ihre Leistungsbeschreibungen als Textdateien mit; sie sind das, was bei jedem Anbieter die Arbeit ist. Und weil dieser Assistent den offenen Standard spricht, den auch andere Assistenten nutzen, können beide nebeneinander dieselben Leistungen bedienen, ohne dass etwas doppelt gepflegt wird.

15. Was die Pflege kostet, in Minuten

Ehrliche Erfahrungswerte aus dem Betrieb der Vorführungen; im Piloten messen wir sie bei Ihnen nach.

Wöchentlich

Etwa 20 Minuten für eine Person: die Wunschliste durchsehen (was Bürger gefragt haben, wofür es noch keine Leistung gibt) und die Vorschläge der Quellen-Wache abnicken oder verwerfen.

Wenn sich eine Gebühr ändert

Sie ändern sie wie heute auf Ihrer Website. Am nächsten Morgen zeigt das Cockpit den Unterschied; ein Klick übernimmt ihn. Vergessen Sie den Klick, bleibt die alte Angabe mit ihrem alten Datum stehen und das Cockpit erinnert weiter – der Assistent erzählt nichts monatelang Altes, ohne dass Sie es sehen.

Bei 30 Leistungen im Quartal

In den Vorführungen fielen je Quartal drei bis acht Änderungsvorschläge an, meist Öffnungszeiten und Gebühren; Durchsicht je Vorschlag unter zwei Minuten.

Eine neue Leistung

Eine Adresse Ihrer Website einfügen oder in drei Sätzen beschreiben, Vorschau lesen, freigeben: fünf bis zehn Minuten.

Die Erstabnahme

Einmalig, vor dem Start: Das Bürgerbüro liest jede Leistung gegen den eigenen Katalog – Gebühr, Unterlagen, Frist, Zuständigkeit. Erfahrungswert fünf bis zehn Minuten je Leistung; bei 33 Leistungen etwa vier Stunden, auf zwei Termine verteilt. Der Anbieter sitzt daneben und ändert sofort, was nicht stimmt; nichts geht online, was nicht abgenommen ist. Was die Abnahme ist und was nicht: Sie bestätigt, dass die Beschreibung dem eigenen Katalog entspricht – nicht mehr. Unterschreiben tut, wer bei Ihnen für den Katalog zeichnet, in der Regel die Fachbereichsleitung, nicht die Sachbearbeitung. Stellt sich hinterher ein Satz als falsch heraus, wird er korrigiert und die Antwort trägt ab dann das neue Datum; ein Bürger, der mit dem alten Ausdruck kommt, hat eine unverbindliche Auskunft in der Hand, keinen Bescheid. Für Sätze, die der Assistent über die Beschreibung hinaus formuliert, steht der Anbieter ein (Abschnitt 13).

Öffnungszeiten und Durchwahlen

Stehen an einer Stelle im Cockpit, in der Organisationsdatei. Ändern dauert eine Minute und gilt sofort – auch am Freitag vor Weihnachten.

Was Sie nie tun

Formularfelder anlegen, Schulungen besuchen, ein zweites System pflegen.

16. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit und Schwellwertanalyse

Als Baustein für Ihr Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO, zum Kopieren.

Feld	Eintrag
Bezeichnung	KI-Assistent zur Auskunft und Aufnahme von Anliegen auf der Website
Verantwortlicher	[Organisation]; Auftragsverarbeiter: AppBieger – Stephan Tomforde
Zweck	Beantwortung von Fragen zu Leistungen der Organisation; Aufnahme von Anliegen und Übergabe als E-Mail-Entwurf an die Person selbst
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Aufgabenerfüllung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an erreichbarer Auskunft); lit. b bei Anbahnung
Kategorien betroffener Personen	Besucherinnen und Besucher der Website; Mitarbeitende mit Zugang zur Einrichtung
Datenkategorien	Freitext-Eingaben im Gespräch (Inhalt bestimmt die Person); IP-Adresse für eine Minute; anonyme Zählwerte; gemeldete Wünsche als ein Satz; bei Mitarbeitenden Name, E-Mail, Passwort-Hash
Empfänger	Unterauftragsverarbeiter nach Abschnitt 5 (Enterprise: ausschließlich in der EU)
Drittlandübermittlung	Enterprise: keine. Professional: USA, Standardvertragsklauseln
Löschfristen	Gespräch 30 Minuten (Arbeitsspeicher); IP 60 Sekunden; Wünsche 90 Tage; Containerprotokoll höchstens 30 Tage; Konten bis Löschung; nach Abschnitt 7
Technische und organisatorische Maßnahmen	nach Abschnitt 6

Schwellwertanalyse zur Datenschutz-Folgenabschätzung (Entwurf). Geprüft gegen die neun Kriterien der Artikel-29-Datenschutzgruppe (WP 248 rev. 01, 2017), die der Europäische Datenschutzausschuss und die Datenschutzkonferenz übernommen haben: keine Bewertung oder Einstufung von Personen; keine automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung; keine systematische Überwachung; besondere Kategorien: können vorkommen, weil die Eingabe Freitext ist – wer einen Kirchenaustritt schildert, nennt seine Religionszugehörigkeit; es gibt keinen Filter, die Maßnahme ist, dass nichts gespeichert wird und die Eingabe nach spätestens 30 Minuten verworfen ist, im Fehlerfall ein Bruchstück bis zu 30 Tage im Containerprotokoll (Abschnitt 7); keine Zusammenführung von Datenbeständen; Machtgefälle Bürger–Behörde: wie bei jedem Bürgerkontakt der Verwaltung, ohne Entscheidung im Chat; neue Technologie: ja, ein Sprachmodell. Zwei Kriterien von neun sind erfüllt. Damit halten wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung für angezeigt und liefern die Beschreibung der Verarbeitung (Abschnitte 4 bis 7), die Risikobetrachtung und die Maßnahmen als Bausteine; die Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.