Für Hausverwaltungen

Die dreißig Anrufe pro Woche, die immer dasselbe wollen.

Etwas ist kaputt. Jemand braucht eine Bescheinigung. Jemand versteht die Abrechnung nicht. Der Assistent auf deiner Website nimmt das auf – mit Adresse, Wohnung und Rückrufnummer – und legt es dir als fertige Mail ins Postfach. Abends um zehn genauso wie am Montagmorgen.

Mängelmeldung

Adresse, Wohnung, was defekt ist, seit wann, wann jemand da ist – und bei Wasser oder Gas zuerst die Notdienstnummer.

Bescheinigung

Mietbescheinigung, Mietschuldenfreiheit, Wohnungsgeberbestätigung: welche, wofür, bis wann, per Post oder PDF.

Frage zur Abrechnung

Kommt als Nachricht mit Adresse und Anliegen ans Büro – ohne dass der Assistent Rechtsfragen beantwortet oder Zahlen erfindet.

So klingt das

Bei mir tropft seit gestern der Wasserhahn in der Küche.

Das nehme ich auf. In welchem Haus und welcher Wohnung wohnen Sie – Adresse und Etage genügen?

Deichstraße 12, 2. OG links. Müller.

Danke, Frau oder Herr Müller. Unter welcher Nummer erreicht Sie der Handwerker, und wann ist tagsüber jemand da?

0171 000000, ab 15 Uhr.

Ich habe alles zusammen: Deichstraße 12, 2. OG links, tropfender Wasserhahn in der Küche seit gestern, erreichbar unter 0171 000000 ab 15 Uhr. Soll ich das so an die Technik geben? Wann jemand kommt, sagt Ihnen die Verwaltung – das kann ich nicht zusagen.

Aus dem Service „Mangel in der Wohnung melden“ · die Mail geht erst nach deinem Klick

Was der Assistent nicht weiß, sagt er: Fristen, Kosten und wer einen Schaden zu verantworten hat, gibt er nie von sich aus an. Das steht in deinen Regeln, nicht in einem Kleingedruckten.

Die Mail, die bei dir ankommt

An: technik@hv-weserfurt.example · Betreff: Mangel: Deichstraße 12, 2. OG links – Wasserhahn Küche

Adresse: Deichstraße 12, 2. OG links
Name: Müller
Rückruf: 0171 000000, erreichbar ab 15 Uhr
Mangel: Wasserhahn in der Küche tropft, seit gestern
Gefahr/unbewohnbar: nein
Zugang: ab 15 Uhr jemand da
Schon einmal gemeldet: unbekannt

Aufgenommen über den Assistenten am 03.09.2026, 21:14 Uhr.

Abgeschickt wird sie aus dem Postfach der Person, nach einem Klick auf „Absenden“ – sie steht dann bei dir wie jede andere Mail, und was fehlt, steht als „unbekannt“ drin, statt erfunden zu sein.

In einer halben Stunde auf deiner Website

Organisation anlegen. Adresse deiner Website eintragen – fertig. Kein Konto, kein Termin, kein Anruf.
Website einlesen lassen. Der Assistent liest deine Seiten (bis zu 60), macht daraus Vorschläge und fragt im Gespräch nach, was fehlt: Notdienstnummer, Bürozeiten, wohin die Mails gehen.
Einmal gegenlesen. Jeden Text liest du einmal gegen das, wie du es wirklich machst, und sagst „so machen wir das“. Erst dann gilt er.
Einbetten. Eine Zeile für deine Website – oder das WordPress-Plugin zum Hochladen, mit allem schon eingetragen. Bei Jimdo, Wix oder IONOS heißt das Feld dafür „Eigener Code“ oder „HTML einfügen“ in den Seiteneinstellungen. Die Agentur brauchst du dafür nicht.

Was es kostet

249 € im Monat zzgl. USt.

Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.

Betrieb, Updates und die Modellkosten bei fairer Nutzung sind enthalten. Die Einrichtung machst du im Gespräch mit dem Assistenten selbst; wer sie lieber abgibt, bekommt sie von uns für einmalig 1.500 €. Zum Ausprobieren ist alles kostenlos, mit kleinem Kontingent – deine Organisation taucht nirgends öffentlich auf.

Zur Einordnung: Ein Anruf kostet 5 bis 10 Minuten Bürozeit. Ab etwa 40 ersparten Anrufen im Monat trägt sich der Assistent – wie viele er übernimmt, siehst du im Cockpit.

Was mit den Angaben der Mieter passiert

Ein Gespräch wird nicht gespeichert. Was der Assistent aufnimmt, verlässt ihn als E-Mail an dein Büro – und erst, wenn die Person auf „Absenden“ geklickt hat. Bei dir liegen danach dieselben Daten wie heute nach einem Anruf, nur vollständig. Das Sprachmodell wählen wir nach Qualität und Preis; die Verarbeitung kann Anbieter außerhalb der EU einschließen, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Bedingungen, denen du zustimmst, wenn du den Assistenten behältst. Alle Einzelheiten stehen bei den Unterlagen.

Die Demo ist eine erfundene Hausverwaltung mit erfundenen Nummern – damit du den Ablauf siehst, nicht eine echte Organisation.